Voici venu le moment où nous allons aborder les façons de s’en sortir. En fait, nous allons définir les premières actions à poser pour en finir avec la procrastination élégante!

Passez à l’action maintenant! 

Ici, ce n’est vraiment pas le temps de remettre à plus tard. Vous avez pris la décision de changer quelque chose alors il faudra faire cet effort de volonté et faire les premiers pas!

 1. Sortez du déni mais n’achetez pas l’étiquette!

Les questions de réflexion vous auront aidé à comprendre ce qui vous amène à tout remettre à plus tard et vous serez peut-être plus consciente des moments où cela se produit. Il devient essentiel d’éveiller votre niveau de vigilance et de ne pas vous raconter d’histoires.

  •  Vous remettez quelque chose à plus tard?
  • Vous repoussez une tâche?

Vous êtes en train de procrastiner. Remarquez bien que vous n’êtes pas une procrastinatrice; vous posez un geste, celui de remettre à plus tard. Faites en tout simplement le constat, sans vous taper sur la tête. Au contraire, vous avez maintenant une piste à explorer, un élément pour comprendre et corriger le tir. Évitez surtout de commencer à vous dire « c’est normal, je suis une procrastinatrice élégante »; ce serait un bien mauvais tour à vous jouer. Vous ne voulez surtout pas que votre subconscient enregistre ceci comme un fait!!!

2. Dehors la liste de « To do »!

J’entends des grincements de dents et des « Nooooooon ».

Même si vous croyez cela impossible, il est possible de vivre sans une liste de « To do ». Non seulement c’est possible, mais c’est essentiel pour sortir de la procrastination. Il n’y a pas de temps alloué sur une liste de « To do » et votre agenda est déjà plein à craquer, il est donc mathématiquement impossible que vous réussissiez à faire ce que vous avez inscrit sur votre liste et ce que vous avez inscrit dans votre agenda.

Résultat? Vous procrastinez !  Voici donc 3 outils à mettre en place pour en finir avec les listes de choses à faire, tant au travail qu’à la maison.

 a)   Agenda : Dès qu’une nouvelle activité se présente et qu’elle se tient à un moment précis, ajoutez-la à l’agenda. Vous éviterez ainsi les doublons qui entraînent inévitablement le report de l’une ou l’autre des activités. Si une activité se présente et qu’il faut poser certaines actions avant de pouvoir bloquer l’agenda, notez-la dans votre inbox.

b)   Inbox : Un « inbox » peut être virtuel ou physique, ou un mélange des deux. Le « inbox » servira à déposer tous ces éléments nouveaux qui émergent au cours de la journée et que vous ne pouvez traiter sur le champ. Par exemple : le courrier entrant, un message téléphonique, une demande inattendue, etc.  Vous réservez une ou deux plages fixes tous les jours pour vider votre « inbox ».À ce moment, vous allez prendre une décision sur chacun des éléments qui s’y trouvent; vous allez soit :

  • traiter immédiatement ceux qui se font en moins de 2 minutes
  • ajouter à l’agenda ceux qui doivent y figurer
  • mettre dans un « parking lot » les éléments qui vous laissent indécis et qui peuvent attendre à la fin de la semaine
  • déléguer
  • ou tout simplement supprimer parce que ce n’est plus pertinent.

c)   « Parking lot » ou stationnement : peut être physique, sous forme d’un tableau ou d’une filière; ou encore virtuel sur un support électronique de votre choix : tablette, téléphone intelligent, ordinateur.  C’est là que vous irez déposer tous les éléments que vous n’avez pas traités en cours de semaine parce que non urgent, tous les trucs qui vous trottent dans la tête mais dont vous n’avez pas à vous occuper à court terme ou toutes les idées que vous voulez explorer « un jour ».

Par exemple, en cours de réunion, il vous passe par l’esprit de ne pas oublier d’amener des beignes pour la réunion du mois prochain : à mettre dans le « parking lot ». Comme pour le inbox, vous réservez une plage à votre agenda; idéalement, la dernière journée de la semaine, juste avant de faire le ménage de votre bureau. Et vous prenez une décision sur chacun des éléments.

Un quatrième outil complète bien cette panoplie et il s’agit de la filière perpétuelle. Vous pouvez d’ailleurs voir une démonstration de son utilisation en visionnant cette capsule vidéo. Mais avant de l’implanter, une bonne maîtrise du « inbox » et du « parking lot » est nécessaire.

3. Coupez la tarte en 12!

Toute tâche de plus d’une heure doit être scindée en petites bouchées.

Ce qui veut dire que lorsque vous videz le « inbox » ou le « parking lot » et qu’une tâche qui se prolongera plus d’une heure s’y retrouve, vous prenez 2 minutes pour identifier les étapes principales pour sa réalisation et au besoin, quelques sous-objectifs pour chacune des étapes. Et vous planifiez une heure (ou moins) à l’agenda pour la réalisation de la première étape ou du premier sous-objectif.  Vous pouvez évidemment planifier plus d’une étape si vous êtes en mesure de le faire. Cette façon de procéder évite de reporter une tâche qui s’avère trop longue sous prétexte que l’on ne pourra pas la terminer!

Conclusion

Vous avez maintenant en mains ce qu’il faut pour faire les premiers pas et vous débarrasser une fois pour toutes de cette discrète et sournoise procrastination élégante.

Ne conservez de l’expression que la partie « élégante », vous vous en porterez mieux!

Bon passage à l’action!

Références

Livres

S’organiser pour réussir : Minimum d’ordre pour un maximum d’efficacité, ALLEN David, 2008, Éditions Transcontinental

Changez votre vie, TIRABASSI Becky, 1999, Éditions AdA Inc (français)

Sur le web

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